Demande de visa d’entrée dans l’espace Schengen (visa C)

Compétence territoriale des ambassades et des consulats de Belgique

L’étranger doit s’adresser au poste diplomatique ou consulaire belge compétent pour le lieu où il réside légalement, et prouver que la Belgique est sa destination unique ou sa destination principale, c’est-à-dire l’État Schengen dans lequel il passera le plus de temps, ou l’État Schengen où l’objet principal de son voyage se réalisera.

Si la Belgique n’est pas la destination unique ou principale, la demande de visa n’est pas recevable et le poste renverra l’étranger vers l’État Schengen compétent.

La liste des ambassades et des consulats de Belgique est publiée sur le site du Service Public Fédéral Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au développement : Adresses des ambassades et consulats belges à l'étranger | Service public fédéral Affaires étrangères (belgium.be)

Et si la Belgique ne délivre pas de visa C dans le pays de résidence?

La Belgique a conclu des accords de représentation avec plusieurs autres États Schengen. En vertu de ces accords, la Belgique traite les demandes de visa à destination d’un autre État membre dans certains pays tiers, et un autre État Schengen traite les demandes de visa à destination de la Belgique dans un pays tiers où elle ne délivre pas elle-même des visas.

Quel que soit le lieu où il réside, un étranger a généralement la possibilité d’introduire une demande de visa pour un court séjour en Belgique, soit auprès d’une ambassade ou d’un consulat belge, soit auprès de l’ambassade ou du consulat d’un autre État Schengen.

ATTENTION: L’étranger qui voyage pour l’un des motifs suivants doit impérativement introduire sa demande de visa à l’ambassade de Belgique compétente pour le lieu où il réside:

La liste des pays tiers dans lesquels la Belgique est représentée par un autre État Schengen est publiée  sur le site du Service Public Fédéral Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au développement: Visa pour la Belgique | SPF Affaires étrangères 

Collaboration des ambassades et des consulats de Belgique avec des prestataires de services extérieurs

Les postes diplomatiques et consulaires belges collaborent généralement avec des prestataires de services extérieurs (VFS Global et TLS Contact).

Ces prestataires de services extérieurs ont un ou plusieurs Visa Application Centers (VAC) dans un pays. Ces VAC rendent plusieurs services aux demandeurs : donner des informations générales sur les documents à présenter avec une demande de visa, fixer les rendez-vous pour le dépôt des demandes de visa, réceptionner les demandes de visa, transmettre la décision prise par l’autorité belge compétente etc.

Ces services rendus sont payants ("service fee"). Le montant et les modalités de paiement sont détaillées sur le site du prestataire de services extérieur.

Il est vivement conseiller de consulter le site du prestataire de services extérieur compétent pour le lieu où vous résidez avant d’introduire votre demande de visa. 

Les prestataires de services extérieurs n’interviennent en aucun cas dans la prise de décision.

La liste des pays tiers dans lesquels l’ambassade ou le consulat collabore avec un prestataire de services extérieur est publiée  sur le site du Service Public Fédéral Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au développement :Visa pour la Belgique | SPF Affaires étrangères 

Quand introduire une demande de visa?

Une demande de visa doit être introduite au moins 15 jours avant le début du voyage, et au plus tôt 6 mois avant. 

Bon à savoir : Le délai de rendez-vous et le délai d’examen sont généralement plus longs à certaines périodes (périodes de fêtes, congés scolaires, été). Par conséquent, il est recommandé d’introduire une demande de visa le plus tôt possible.

Comment introduire une demande de visa?

En règle générale, le formulaire de demande de visa est rempli en ligne sur le site http://visaonweb.diplomatie.be/ édité par le Service Public Fédéral Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au développement.

En règle générale, le dépôt du dossier se fait sur rendez-vous auprès du prestataire de services extérieur.

La procédure à suivre pour introduire une demande de visa et prendre un rendez-vous est expliquée sur le site du prestataire de services extérieur qui réceptionne les demandes de visa pour le compte de l’ambassade ou du consulat de Belgique (VFS Global ou TLS Contact).  

Comparution personnelle

L’étranger qui se rend pour la 1ère fois dans l’espace Schengen doit se présenter en personne pour déposer son dossier.

Ses identifiants biométriques (photographie et empreintes digitales) seront recueillis lors du dépôt de son dossier.

Les identifiants biométriques seront intégrés dans le Visa Information System (VIS) et conservés pendant 59 mois.

L’étranger ne devra plus donner ses empreintes digitales s’il demande un nouveau visa au cours de ces 59 mois, sauf si l’ambassade ou le consulat saisi de cette nouvelle demande a un doute sur son identité (par exemple, la qualité des empreintes digitales relevées lors de la première demande est mauvaise), ou si l’étranger n’est plus dispensé de l’obligation de donner empreintes lors de cette nouvelle demande (par exemple, il était temporaire empêché de donner ses empreintes digitales lors de la première demande). Par contre, la photo est prise ou scannée à chaque nouvelle demande de visa et intégrée dans le VIS.

Les catégories de personnes suivantes sont exemptées de la prise d’empreintes digitales:

• les enfants de moins de 12 ans;
• les personnes dont il est physiquement impossible de relever les empreintes digitales;

NB : Si cette impossibilité physique est de nature temporaire, le demandeur est tenu de fournir des explications sur celle-ci et, le cas échéant, de fournir un certificat médical l’attestant.

• les chefs d’État ou de gouvernement et les membres des gouvernements nationaux, ainsi que leurs conjoints qui les accompagnent, et les membres de leur délégation officielle, lorsqu’ils sont invités par des gouvernements des États membres ou par des organisations internationales pour un motif officiel;
• les souverains et les autres membres éminents d’une famille royale, lorsqu’ils sont invités par des gouvernements des États membres ou par des organisations internationales pour un motif officiel.

Droits de visa ("handling fee")

En règle générale, chaque demandeur doit payer des droits de visa au moment de l’introduction de sa demande. Ces droits permettent de couvrir les frais administratifs de l’examen de votre demande de visa.

Ces droits de visa sont perçus en euros (EUR - €). Les modalités de paiement sont détaillées sur le site de l'ambassade/du consulat de Belgique compétent(e) ou sur le site du prestataire de services extérieur qui réceptionne la demande de visa.

Un demandeur âgé de 6 ans à moins de 12 ans paie 40 EUR et un demandeur de 12 ans et plus paie 80 EUR.

Des réductions générales sont prévues dans les accords visant à faciliter la délivrance des visas, et des règles particulières sont applicables aux membres de la famille de citoyens de l’UE relevant de la directive 2004/38/CE  et de ressortissants suisses.

Les catégories de personnes suivantes sont exemptées des droits de visa:

• les enfants âgés de moins de 6 ans;
• les écoliers, les étudiants, les étudiants de troisième cycle et les enseignants accompagnateurs qui entreprennent des séjours d’études ou à but éducatif;
• les chercheurs ressortissants de pays tiers se déplaçant à des fins de recherche scientifique, au sens de la recommandation 2005/761/CE du Parlement européen et du Conseil du 28 septembre 2005 visant à faciliter la délivrance par les États membres de visas uniformes de court séjour pour les chercheurs ressortissants de pays tiers se déplaçant aux fins de recherche scientifique dans la Communauté;
• les représentants d’organisations à but non lucratif âgés au maximum de 25 ans et participant à des séminaires, des conférences ou des manifestations sportives, culturelles ou éducatives organisés par des organisations à but non lucratif;
• les participants, âgés au maximum de 25 ans, à des séminaires, des conférences ou des manifestations sportives, culturelles ou éducatives organisés par des organisations à but non lucratif.

Dans certains cas, les titulaires d’un passeport diplomatique ou de service sont également dispensés.

Les droits de visa ne sont généralement pas remboursables, quelle que soit la décision finale en ce qui concerne la demande.

Document de voyage

Le demandeur doit présenter un document de voyage délivré depuis moins de 10 ans.

Ce document de voyage doit être valable au moins 3 mois après la (dernière) date à laquelle vous envisagez de quitter Schengen.

Ce document de voyage doit contenir suffisamment de pages vierges (au moins deux, l’une pour y apposer la vignette-visa et l’autre pour y apposer le cachet des autorités chargées du contrôle aux frontières).

Enfin, ce document de voyage doit être reconnu par les États Schengen.

NB : Un document de voyage non reconnu par la Belgique ou par tous les États Schengen pourrait être accepté,  mais certaines règles particulières s’appliquent en ce qui concerne le document sur lequel le visa serait apposé ou sur type de visa à délivrer.  

Recevabilité d’une demande de visa

Une demande de visa doit impérativement remplir les conditions suivantes :

• présentation d’un formulaire de demande rempli et comportant une signature manuscrite ;
• présentation d’un document de voyage en cours de validité ;
• présentation d’une photographie ;
• paiement des droits de visa ; et
• recueil des identifiants biométriques.

Une demande de visa qui ne remplit pas ces conditions n’est pas recevable, et n’est pas examinée.

Présenter un dossier complet 

Les autorités belges chargées de l’examen de la demande de visa vérifient si le demandeur respecte les conditions d’entrée dans l’espace Schengen, et évaluent le risque d’immigration illégale. Cet examen est basé sur les documents présentés et les informations données par le demandeur avec sa demande de visa.

=> Il est important de présenter un dossier complet dès l’introduction de la demande de visa afin de permettre aux autorités belges de prendre une décision dans un délai le plus court possible.

Les autorités belges chargées de l’examen de la demande de visa vérifient si le demandeur respecte les conditions d’entrée dans l’espace Schengen, et évaluent le risque d’immigration illégale. Cet examen est basé sur les documents présentés et les informations données par le demandeur avec sa demande de visa.

=> Il est important de présenter un dossier complet dès l’introduction de la demande de visa afin de permettre aux autorités belges de prendre une décision dans un délai le plus court possible.

En règle générale, un dossier type doit contenir les documents suivants:

• un formulaire de demande rempli et comportant une signature manuscrite,
• un document de voyage en cours de validité,
• une photographie,
• la preuve du  paiement des droits de visa ,
• les empreintes digitales,
• des documents relatifs à l’objet du séjour (invitation personnalisée, preuve du lien de parenté avec l’hôte, preuves de l’existence d’une relation commerciales ou professionnelle, confirmation de la réservation d’un voyage organisé, billet d’entrée à une manifestation sportive  etc.), 
• des documents relatifs à l’hébergement (attestation d’accueil, réservation d’un hôtel etc.),
• des documents relatifs aux moyens de subsistance (revenus personnels ou engagement de prise en charge),
• une assurance médicale de voyage, et
• des garanties de retour dans le pays de résidence à la fin du séjour autorisé dans l’espace Schengen.

Dans la plupart des pays, les représentations diplomatiques et consulaitres des  États Schengen ont élaboré une liste des documents justificatifs à présenter avec une demande de visa. Cette liste harmonisée (commune) est adaptée à l’objet du voyage envisagé, au profil du demandeur et aux circonstances locales. Elle est publiée sur le site de l’ambassade ou du consulat de Belgique et sur le site du prestataire de services extérieur (VFS Global ou TLS Contact).

Il est également recommandé de consulter ces sites pour toute information sur la forme (originaux ou copies), la traduction ou encore la légalisation des documents justificatifs.

Enfin, il est recommandé de présenter un dossier complet dès l’introduction de la demande de visa car la décision d’accorder ou de refuser un visa d’entrée sera prise sur la base des documents et des informations fournis par le demandeur. Un dossier complet permet également de prendre une décision dans un délai plus court.

Bon à savoir: L’information sur les conditions de délivrance d’un visa d’entrée étant largement diffusée, les autorités belges chargées de l’examen des demandes de visa considèrent que le dépôt d’un dossier incomplet, sans explications, signifie que le demandeur ne prend pas sa demande au sérieux, ou qu’il est incapable de présenter les documents justifiant l’objet et les conditions de son séjour, ou d’établir sa volonté de quitter l’espace Schengen à la fin du court séjour autorisé.

Les raisons pour lesquelles un étranger souhaite se rendre en Belgique sont multiples.  

Un voyage peut d’ailleurs avoir plusieurs objets en Belgique, ou en Belgique et dans un autre État Schengen. Par exemple, une réunion professionnelle suivie d’un week-end touristique. Dans ce cas, le dossier doit contenir des documents justifiant tous les objets et les conditions du voyage.

Dans tous les cas, le dossier présenté par l’étranger devra confirmer l’objet du voyage renseigné sur le formulaire de demande.

Il est important de présenter un dossier complet dès l’introduction de la demande de visa afin de permettre aux autorités belges de prendre une décision dans un délai le plus court possible.

Objets du voyage les plus fréquents : 

Visite familiale 

L’étranger qui se rend en Belgique dans un cadre familial devrait présenter une invitation qui :

• identifie clairement la personne qui invite et l’étranger invité ;
• indique leur lien de parenté ;
• précise si l’étranger invité se rend en Belgique pour un évènement particulier (mariage, naissance, décès etc.)
• précise si l’étranger invité sera hébergé par la personne qui invite ;
• la durée du séjour.

Les documents qui permettent d’établir valablement un lien de parenté varient d’un pays à l’autre. Par conséquent, il est recommandé de consulter le site de l’ambassade de Belgique et du prestataire de services extérieur qui réceptionne les demandes de visa pour son compte.   

Affaires

L’étranger qui voyage pour établir ou développer des relations professionnelles ou des liens commerciaux avec une entreprise belge devrait présenter une invitation à se rendre en Belgique qui indique l’objet de la visite (par exemple, participer à des entretiens, à des conférences ou à des manifestations à caractère commercial, industriel ou professionnel), et si elle intervient dans les frais de voyage et de séjour.

Il devrait également présenter des documents établissant le lien entre le secteur d’activités de son entreprise et celui de l’entreprise belge, ainsi que la preuve de l’existence de relations commerciales ou professionnelles entre les deux entreprises.

S’il voyage en tant que représentant d’une entreprise étrangère, il devrait établir son statut dans cette entreprise et présenter un ordre de mission.

Tourisme

Si le séjour est organisé, l’étranger devrait donner la preuve de la réservation et du paiement du voyage.

Si le séjour n’est pas organisé, l’étranger devrait donner des informations crédibles sur son programme et sur son hébergement.

Chaque État membre a fixé des montants de référence permettant d’évaluer si un étranger a des moyens de subsistance suffisants, tant pour la durée du séjour envisagé que pour le retour dans son pays d’origine ou de résidence, ou pour le transit vers un pays tiers dans lequel son admission est garantie.

Pour un court séjour en Belgique, un étranger qui supporte lui-même les frais de son voyage devra généralement prouver qu’il dispose personnellement d’au moins 95 euros par jour en cas de séjour à l’hôtel, et d’au moins 45 euros par jour en cas d’hébergement chez un particulier.

Les justificatifs des moyens de subsistance personnels généralement acceptés sont :

• des relevés bancaires récents indiquant des mouvements durant les 3 mois précédant la demande de visa, au moins; [En cas de dépôt récent d’une (importante) somme d’argent attestée par un relevé bancaire, il est recommandé de justifier l’origine de cette somme.
• une carte de crédit et un relevé bancaire correspondant à cette carte;
• des chèques de voyage;
• un contrat de travail, ou une attestation d’emploi, et des fiches de salaires relatives aux 3 derniers mois au moins.

L’étranger qui ne dispose pas de moyens de subsistance personnels suffisants, ou qui ne peut pas présenter des justificatifs valables, peut faire appel à un garant. Un engagement de prise en charge conforme à l’annexe 3bis à l’arrêté royal du 8 octobre 1981, et accepté par les autorités belges chargées de l’examen des demandes de visa, peut être présenté comme une preuve des moyens de subsistance valable.

La brochure « GARANTS » contient toutes les informations relatives à l’engagement de prise en charge : qui peut être garant, quels sont les revenus dont un garant doit disposer, quelle est la responsabilité du garant, quand et à qui l’engagement de prise en charge doit-il être présenté etc. 

Bon à savoir :

Les autorités belges chargées de l’examen de la demande de visa doivent évaluer le risque d’immigration illégale et apprécier la volonté du demandeur de quitter l’espace Schengen avant l’expiration du visa demandé.

Le demandeur doit donc donner des garanties de retour. Ces garanties de retour sont tous les éléments qui tendent à démontrer que le demandeur a bien la volonté de quitter l’espace Schengen.

Il est recommandé au demandeur de donner un maximum d’informations et de documents sur son ancrage dans le pays de résidence.

• A-t-il une famille proche qui ne voyage pas avec lui ? (état civil, composition de famille, personnes à charge etc.)
• A-t-il une situation professionnelle stable ? (attestation d’emploi, preuve du versement régulier d’un salaire sur un compte via un historique bancaire etc.)
• A-t-il des revenus stables et réguliers tels qu’une pension ou des loyers ?  (montant, origine, preuve du versement régulier sur un compte via un historique bancaire etc.)
• A-t-il des biens immobiliers ou fonciers ? (une maison, un appartement, un terrain)
• A-t-il un ancrage social fort?
• A-t-il déjà eu des visas qui ont été respectés?

Toutes les informations et documents fournis par le demandeur sont pris en considération pour garantir l’objectivité de l’évaluation.

[Articles 10 et 15 du code communautaire des visas]

Le demandeur doit contracter une assurance médicale de voyage, adéquate et valide, qui couvre les éventuels frais de rapatriement pour raison médicale, les frais de soins médicaux d’urgence, les frais de soins hospitaliers d’urgence et les frais de décès, pendant votre séjour dans l’espace Schengen. Cette assurance doit être contractée dans le pays où vous résidez.

L’assurance doit être valable sur l’ensemble du territoire des États Schengen pendant toute la durée du séjour ou du transit prévu.

La couverture minimale est de 30.000 EUR.

Bon à savoir :

Présenter un dossier complet 

Les autorités belges chargées de l’examen de la demande de visa vérifient si le demandeur respecte les conditions d’entrée dans l’espace Schengen, et évaluent le risque d’immigration illégale. Cet examen est basé sur les documents présentés et les informations données par le demandeur avec sa demande de visa.

=> Il est important de présenter un dossier complet dès l’introduction de la demande de visa afin de permettre aux autorités belges de prendre une décision dans un délai le plus court possible.

Examen positif de la demande

Quand l’examen de la demande est positif (le demandeur a prouvé qu’il respectait les conditions d’entrée), les ambassades et les consulats de Belgique peuvent accorder le visa sans consulter l’Office des étrangers. Cette décision est généralement prise dans un délai de 15 jours, à compter de l'introduction de la demande de visa.

Dossier incomplet ou examen négatif de la demande

Quand un examen plus approfondi de la demande de visa est nécessaire, les ambassades et les consulats de Belgique envoient la demande de visa à l’Office des étrangers, qui prend la décision (accord ou refus d’accorder le visa).

Dans ce cas, le délai d'examen peut aller jusqu'à 45 jours, à compter de l'introduction de la demande de visa.

Attention : Ne contactez pas l’Infodesk par téléphone ou par e-mail avant que ce délai de 45 jours ne soit écoulé. L'infodesk ne pourra pas vous aider. 

Consultation obligatoire de l'Office des étrangers

Dans certaines situations, les ambassades et les consulats sont obligés de transmettre la demande de visa à l'Office des étrangers. C'est notamment le cas quand une précédente demande de visa a été rejetée en raison d'un risque migratoire. (Consultation obligatoire de l'Office des étrangers)

Dans ce cas, le délai d'examen peut aller jusqu'à 45 jours, à compter de l'introduction de la demande de visa.

Attention : Ne contactez pas l’Infodesk par téléphone ou par e-mail avant que ce délai de 45 jours ne soit écoulé. L'infodesk ne pourra pas vous aider. 

Périodes de forte activité

Le délai de rendez-vous pour introduire une demande de visa et le délai d’examen de cette demande sont inévitablement plus longs à certaines périodes de l’année (périodes de congés scolaires, été, fêtes de fin d'année). Par conséquent, il est recommandé d’introduire sa demande le plus tôt possible quand le voyage est prévu pendant une période de forte activité.

La vignette-visa est collée dans le document de voyage. Elle contient des informations essentielles :

La durée de validité du visa [VANAF/DU/FROM + date TOT/AU/UNTIL + date] est la période durant laquelle le titulaire du visa peut utiliser ce visa pour entrer et sortir de l’espace Schengen, tout en respectant la durée de séjour autorisé.

La durée du séjour autorisé [DUUR VAN HET VERBLIJF/DURÉE DU SÉJOUR/DURATION OF STAY + DAGEN/JOURS/DAYS] est le nombre de jours pendant lesquels le titulaire du visa peut séjourner dans l’espace Schengen pendant la période de validité du visa.

Le nombre d’entrée [AANTAL BINNENKOMSTEN /NOMBRE D’ENTRÉES/NUMBER OF ENTRIES] désigne le nombre d’entrées pouvant être effectuées pendant la période de validité du visa tout en respectant le durée du séjour autorisé :  01 = 1 entrée, 02 = 2 entrées et MULT = entrées multiples.

La validité territoriale du visa [GELDIG VOOR /VALABLE POUR/NUMBER OF ENTRIES + 01, 02 ou MULT] peut varier. Un visa uniforme est valable pour l’ensemble du territoire des États Schengen, tandis qu’un visa à validité territoriale limitée autorise son titulaire à voyager uniquement dans le ou les États Schengen pour lequel (lesquels) il est valable.

Dans cet exemple, le titulaire du visa peut voyager sur le territoire de tous les États Schengen (1 entrée) pendant 5 jours entre le 01/04/2010 et le 21/04/2010.

D’autres exemples sont publiés dans le rubrique Contrôle frontières, onglet Visa, Lecture de la vignette-visa).

ATTENTION: Un visa ne donne pas un droit absolu d’entrer dans l‘espace Schengen.

Les gardes aux frontières extérieures vérifient également les conditions d’entrée. Si ce n’est pas le cas, un refus d’entrée est possible. (Cf. Contrôle aux frontières)

[Article 32.§1. du code des visas]

En règle générale, la demande de visa est refusée si l’examen aboutit à l’une ou l’autre des conclusions suivantes :

1. le demandeur a présenté un document de voyage faux ou falsifié;
2.  l’objet et les conditions du séjour envisagé n’ont pas été justifiés;
3. le demandeur ne fournit pas la preuve qu’il dispose de moyens de subsistance suffisants, tant pour la durée du séjour envisagé que pour le retour dans son pays d’origine ou de résidence, ou pour le transit vers un pays tiers dans lequel son admission est garantie;
4. le demandeur ne fournit pas la preuve qu’il est en mesure d’acquérir légalement des moyens de subsistance suffisants, tant pour la durée du séjour envisagé que pour le retour dans son pays d’origine ou de résidence, ou pour le transit vers un pays tiers dans lequel son admission est garantie;
5. le demandeur a déjà séjourné sur le territoire des États membres pendant 90 jours au cours de la période de 180 jours en cours, sur la base d’un visa uniforme ou d’un visa à validité territoriale limitée;
6. le demandeur fait l’objet d’un signalement aux fins de non-admission dans le SIS; dans ce cas, l’État membre concerné est ajouté;
7. le demandeur est considéré comme constituant une menace pour l’ordre public ou la sécurité intérieure par un ou plusieurs États membres;
8. le demandeur est considéré comme constituant une menace pour la santé publique par un ou plusieurs États membres;
9. le demandeur est considéré comme constituant une menace pour les relations internationales par un ou plusieurs États membres;
10. les informations communiquées pour justifier l’objet et les conditions du séjour envisagé ne sont pas fiables;
11. il existe des doutes raisonnables quant à la fiabilité de ... (à préciser);
12. il existe des doutes raisonnables quant à la fiabilité, à l’authenticité des documents justificatifs présentés ou à la véracité de leur contenu;
13. il existe des doutes raisonnables quant à la volonté du demandeur de quitter le territoire des États membres avant l’expiration du visa;
14. le demandeur ne fournit pas de pièces attestant suffisamment qu’il n’a pas été en mesure de demander un visa à l’avance, ce qui aurait justifié l’introduction de la demande aux frontières;
15. le demandeur ne fournit pas de justification quant à l’objet et aux conditions du transit aéroportuaire envisagé;
16. le demandeur n’apporte pas la preuve qu’il dispose d’une assurance maladie en voyage adéquate et valide lorsqu’elle est exigée.

Cette décision et les motifs qui la fondent sont communiqués au demandeur qui peut introduire un recours, ou introduire une nouvelle demande qui prend en considération les motifs du refus.  

Un refus de visa antérieur n’entraîne pas automatiquement le refus d’une nouvelle demande. Chaque demande est examinée sur la base de ses caractéristiques propres, au regard de toutes les informations disponibles.